Series, Ordenaciones, Filtros, Reemplazos en Excel 2007

Para Rellenar una Serie dado unos datos insertados en una Hoja de Excel. Haremos lo siguiente:

1. Insertamos el primer elemento, por ejemplo, el 1 en la celda A1
2. Seleccionamos la celda donde se encuentra el elemento, en mi caso, A1.
3. Cuando salga el símbolo "+" lo arrastramos hasta la celda final.
4. Aparecerá un icono que nos permitirá elegir una opción.
5.  Si queremos hacer copia de la Celda, en mi caso, A1, daremos clic en la opción "Copiar celdas"
6. Pero si queremos continuar la serie, por ejemplo, 1, 2, 3....tendremos que seleccionar la opción "Rellenar serie" y automáticamente se generará la serie antes mencionada.

Los pasos se muestran en las siguientes figuras:

  

Ordenaciones

Para hacer una ordenaciones de los datos de nuestra hoja de Excel:

1. Seleccionar la columna que queremos ordenar.
2. Dar clic en "Ordenar y Filtrar".
3. Y luego la opción "Ordenar de A a Z", por ejemplo. 
4. Se nos muestra una ventana de "Advertencia antes de ordenar", en ella si elegimos "Ampliar la selección" y nos ordenará la columna seleccionada y con ella los datos de las otras columnas correspondientes a la cada una de las filas de la columna seleccionada. Por el contrario, si elegimos la opción "Continuar con la selección actual" sólo nos ordenará la columna que seleccionemos.
5. Por último clic en "Aceptar".

Orden Personalizado

Si en vez de "Ordenar de A a Z" o de "Ordenar de Z a A", queremos ordenar con el "Orden Personalizado"

1. Seleccionamos las columnas que queremos ordenar.
2. Dar clic en "Ordenar y Filtrar".
3. Y luego la opción "Orden personalizado"
4. Se nos muestra una ventana de "Ordenar", en ella podemos Ordenar por algún elemento o siguiendo un criterio de ordenación, eso ya depende de lo que se desee ordenar. Para mi ejemplo, ordenaré por "Capacidad en GB", según los valores que tengo en mi Hoja de Cálculo  y siguiendo el criterio de ordenación "De menor a mayor".
5. Por último clic en "Aceptar".

Filtros

Para hacer un filtro de los datos:

1. Clic en "Ordenar y Filtrar".
2. Seleccionar "Filtro".
3. Se nos mostrará un componente en la celda superior de cada fila (con icono de triángulo) donde podemos elegir lo que queremos filtrar. Por ejemplo, en mi caso filtraré por el valor "10" vemos entonces en la figuro lo que sucede al filtrar.

Reemplazos

Si queremos buscar o reemplazar algún elemento de nuestra hoja de cálculos:

1. Clic en "Buscar y seleccionar".
2. En mi caso, reemplazaré un elemento, por tanto, daré clic en "Reemplazar".
3. Nos sale una ventana "Buscar y Reemplazar" para que insertemos que dato queremos Buscar y por cuál queremos Reemplazar. En mi ejemplo, buscaré "Descargas" y lo reemplazaré por "Downloads". 
4. Damos clic en "Reemplazar todos" y cuando el sistema termine de reemplazar, nos mostrará una ventana informándonos de que "Excel a finalizado la búsqueda y ha efectuado X reemplazos." 

Insertar Gráficos en Microsoft Excel 2007

Para insertar un gráfico en Microsoft Office Excel 2007 debemos seguir los siguientes pasos:

1. Tener los datos que queremos poner en la gráfica en la hoja de cálculo.
2. En el Menú Principal seleccionar "Insertar".
3. Clic en "Columna" y elegir un tipo de Gráfico, en mi caso, seleccionaré dentro del grupo "Columna en 2-D", la "Columna Agrupada" y se insertará dentro de la hoja un cuadro donde posteriormente se verá el gráfico.
4.  Dar clic en la opción "Seleccionar datos" del menú.
5. Nos aparecerá una ventana con nombre "Seleccionar origen de datos" en ella daremos clic en "Agregar".
6. Y se mostrará la ventana "Modificar serie" para que seleccionemos los campos "Nombre de la serie" y "Valores de la serie". 
7. Con el cursor en el primer campo ( "Nombre de la serie"), daremos clic en la celda que queremos como primer elemento de la gráfica (Entrada de leyenda), en mi caso, daré clic en la celda A2.
8. Luego con el curso en el segundo campo ("Valores de la serie") borraremos previamente la opción que aparece por defecto, y daremos clic en la celda que será el otro eje de la gráfica (eje vertical), en mi caso B2 y clic en "Aceptar".
9. Nos aparecerá el primer elemento ya en el gráfico y en la ventana de "Seleccionar origen de los datos" ya insertado. Para seguir insertando datos daremos clic en el botón "Agregar" y repetiremos los pasos del 5-8.
10. Una vez que estén registrados todos los datos en la tabla, damos clic en la opción "Editar" de la ventana "Seleccionar origen de los datos" para ponerle un nombre al Eje horizontal.
11. En mi caso le pondré "Carpetas" otra vía es seleccionar la celda que tiene el nombre, en mi caso la A1.
12. Por último damos clic en "Aceptar" en la ventana "Seleccionar origen de los datos".
13. Y ya tendremos la gráfica insertada en la Hoja de cálculo.

A continuación se mostrarán gráficamente los pasos explicados anteriormente:

Gráfico 1. Muestra los pasos 2 y 3.

Gráfico 2. Muestra el paso 4

Gráfico 3. Muestra el paso 5

Gráfico 4. Muestra los pasos 6-9

Gráfico 5. Muestra el paso 10

Gráfico 6. Muestra el paso 11

Gráfico 7. Muestra el paso 12

Configura, Guarda e Imprime tu Libro de Excel

Configuración de la Hoja de Excel

*Si deseamos cambiar los márgenes de la hoja de Excel, tendríamos que hacer lo siguiente:

1. Clic en la ficha "Diseño de página" y luego en la opción "Márgenes".
2. Se mostrarán varios tipos de márgenes, seleccionamos el deseado, no obstante, el que se utiliza comúnmente es "Normal".
3. Si deseamos modificar los márgenes damos clic en "Márgenes personalizados" y en la ventana de "Configurar página" que aparece, modificamos los valores de los márgenes Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho.

*Para establecer la orientación de la hoja: 

1. Clic en la ficha "Diseño de página" y luego en la opción "Orientación" en la que podemos decidir si queremos orientación Horizontal o Vertical.

*Si queremos cambiar el tamaño de hoja:

1. Clic en la ficha "Diseño de página" y luego en la opción "Tamaño", lo cual depende del tamaño del papel que vamos a utilizar en caso de imprimir. Si en el listado no aparece el tamaño que queremos en  "Más tamaños de papel" encontraremos más opciones. 

Guardar, Vista preliminar, Imprimir

*Para guardar un libro, tiene que:

1. Clic en el Menú de Office, seleccionar "Guardar como".
2. Si deseamos que nuestro Libro de Excel se pueda abrir en versiones anteriores de Microsoft Office Excel, tendremos que elegir la opción de "Libro de Excel 97-2003", de lo contrario elegimos "Libro de Excel".
3. Nos saldrá una ventana para que decidamos el destino donde guardar el Libro de Excel y el nombre.
4. Si lo deseamos también podemos guardarlo como archivo PDF o XPS.

*Antes de Imprimir el libro de Excel, se recomienda ver cómo ha quedado el diseño de sus hojas y así tener una idea de cómo quedará posteriormente en el papel, esta opción se denomina "Vista Preliminar" y para acceder a ella: 

1. Clic en el Menú de Office, seleccionar "Imprimir" y en ella la opción "Vista preliminar" mostrándose la información en la ventana. Si desea cerrarla, basta con dar clic en "Cerrar vista preliminar".

*Para Imprimir el Libro de Excel

1. Clic en el Menú de Office, seleccionar "Imprimir" y en ella la opción "Impresión rápida" si no desea configurar el número de copiar, si es en blanco y negro y otras opciones, de lo contrario, seleccione la opción "Imprimir" y aparecerá una ventana (como la que se muestra a continuación) para que elija las opciones que desee.

Microsoft Office Excel 2007

*¿Qué es el Microsoft Office Excel?

Microsoft Office Excel (versión 2007, en mi caso) es una herramienta para  hojas de cálculos (permiten registrar en tablas compuestas por celdas datos alfanuméricos y numéricos, dichas celdas se organizan en una matriz bidimensional de filas y columnas).

Las filas en excel se representan con números consecutivos y las columnas con letras del alfabeto, siendo las celda, por ejemplo: A1, D6...

A continuación se muestra una imagen de la interfaz gráfica del Microsoft Office Excel 2007.

Y a partir de este momento comenzaré a explicarles algunas de sus funcionalidades.

*Ejercicio: Cálculo de la compra.

Lo primero que vamos a hacer es escribir en la Hoja de Trabajo en las Columas A y B el listado de la compra que aparece en la figura:

*Formato de los datos

Luego seleccionamos las celdas A1 y B1 y le damos el siguiente formato:

• Tipo de Letra: "Calibri".
• Tamaño: "11".
• Subrayado.
• Negrita.
• Color de Relleno: Gris.

Aunque le podemos dar el Formato que querramos. Aplicamos el mismo formato a las celdas A9, A10 y A11. Quedando todo de la siguiente manera:

*Tipo de Datos

Ahora vamos a definir el tipo de datos de los precios que hemos insertado. Para ello seleccionamos dichos datos desde la celda B2-B8 y damos clic derecho y elegimos la opción "Formato de celdas", nos saldrá una ventana.

En dicha ventana en la pestaña "Número", elegimos la Categoría "Moneda" e indicamos cuántas Posiciones decimales (en mi caso "2") y el Símbolo (en mi caso el "€").

Con esto ya indicamos el tipo de dato.

*Función Suma

En la celda B9, pondremos el total de la suma de B2 a B8 para ellos haremos lo siguiente:

1. Clic en la celda B9.
2. Clic en el ícono de función "Fx".
3.  Nos Saldrá la ventana "Insertar función" en ella buscamos la función "SUMA" y damos clic en el botón "Aceptar".
4.  En la ventana de "Argumentos de función" ponemos los números en nuestro caso "B2:B8" y damos clic en el botón "Aceptar".

Y Listo, tendremos en B9 la suma total.

*Función Producto en el Cálculo del IVA (21%)

En la celda B10, tendremos que calcular el IVA al 21% para ello lo haremos con la fórmula siguiente:

(Total * 21)/100

Veamos cómo lo hacemos:

1. Clic en la celda B10.
2. Clic en el ícono de función "Fx".
3. Nos Saldrá la ventana "Insertar función" en ella buscamos la función "PRODUCTO" y damos clic en el botón "Aceptar".
4.  En la ventana de "Argumentos de función" pondremos: "Número1: B9" y "Número2: 21"  
5. Clic en el botón "Aceptar".

Tendremos en B10 el producto, nos faltaría dividir por 100, para hacerlo editamos en B10 la función de la Barra de Fórmulas, agregando el "/100" quedando como sigue:

 =PRODUCTO(B9;21)/100

Por último en B11 calcularemos el "Total + IVA" dada por la suma de B9 y B10, que se realiza utilizando la función "SUMA" anteriormente explicada.

No olvide Guardar lo que ha hecho...